Gestion

Collaboration

Communication

Information

Synchronisation

• Gestion de votre emploi du temps
• Gestion de rendez-vous récurrents
• Gestion du planning d'un autre
• Gestion de biens et matériel
• Gestion de contacts
• Gestion de documents
• Gestion de l'extranet EPCI

• Partage de plannings
• Organisation d'une réunion
• Partage de biens
• Partage de contacts
• Partage de documents
• Partage de l'Extranet EPCI

• Vers mes collaborateurs
• Vers mes contacts
• Vers les mairies
• Lien vers le site Internet

• Recherche de sites Internet
• Veille d'information
• Information de l'EPCI
• Documents de l'EPCI

• Avec Outlook
• Avec PDA

• Gestion de votre emploi du temps
  L'agenda MairieBureau.com permet de gérer votre emploi du temps : réunions, déplacements, commissions, congés...
  Plusieurs vues de votre planning sont possibles : jour, mois et année.
  Vous pouvez générer des rapports d'activité imprimables.

• Gestion de rendez-vous récurrents
  Vous pouvez inscrire des rendez-vous récurrents dans votre agenda.
  Par exemple si tous vos conseils municipaux (ou communautaires) ont lieu tous les premiers lundis de chaque mois, vous créez une seule fois l'évènement "Conseil Municipal ou Communautaire" en définissant sa récurrence et il apparaitra sur toute la durée que vous aurez définie.

• Gestion de réservations de salles et de matériel municipal
  Dans l'onglet "éléments" de l'agenda, vous pouvez enregistrer les biens de votre structure (salle, véhicule, ...) pour en gérer l'utilisation.
  Vous visualiser le planning de ces biens ainsi que l'historique des actions liées qui leurs sont liées (réception du devis, location du bien, état des lieux...)
  

• Gestion de l'emploi du temps d'une autre personne
  Si cette personne est inscrite sur MairieBureau.com vous pouvez gérer son emploi du temps via les plannings partagés .
  Si cette personne n'est pas inscrite sur MairieBureau.com, vous pouvez gérer son emploi du temps via l'onglet "éléments" (de la même façon que vous gérer le planning d'un bien).
  

• Gestion de contacts
  L'onglet "contacts" de votre agenda vous permet de créer des groupes de contacts.
  Vous définissez vos catégories et renseignez les informations de vos contacts.
  L'option "Auto Complete" vous permet de demander au contact de remplir lui même les informations le concernant.

• Gestion de vos documents
  L'extranet personnel vous permet de stocker des documents.
  Vous disposez d'1 Giga Octet où vous pouvez importer des documents directement depuis votre poste de travail.
  Vous créez vous même l'arborescence de cet extranet.
  Vos documents sont disponibles depuis n'importe quel poste connecté à Internet.

• Gestion de l'extranet destiné aux agents et élus de votre territoire
  La Licence MairieBureau.com permet aux EPCI de mettre à la disposition des agents et élus de leur territoire tous leurs documents de référence.
  Par exemple :
  • Comptes rendus de conseils communautaires
  • Délibérations
  • Projets intercommunaux en cours
    
  Vous pouvez également créer des répertoires pour chacune des mairies où ces dernières pourront déposer leurs documents à destination de l'EPCI , type comptes rendus des conseils municipaux.
  

• Partage de documents
  L'extranet personnel vous permet de partager des documents avec les personnes de votre groupe de travail.
  Vous pouvez échanger des documents avec une personne qui n'est pas dans votre structure.
  Les documents relatifs à un sujet précis peuvent être stockés sur un seul et même espace.

• Partage de plannings
  L'agenda permet de visualiser les plannings des personnes de votre groupe de travail.
  Plus besoin d'appeler vos collaborateurs pour connaître leurs disponibilités, tout est sur MairieBureau.com.
  De même, vos collaborateurs peuvent simplement accéder à votre emploi du temps.
  Vos rendez-vous privés sont indiqués mais la raison de votre indisponibilité peut ne pas être visualisable.

• Organisation d'une réunion à plusieurs
  En quelques clics, vous pouvez inviter plusieurs collaborateurs à participer à une réunion.
  L'interface de l'agenda vous indique s'ils sont disponibles ou non et vous permet de savoir s'ils ont accepté ou refusé votre invitation.

• Partage de contacts
  Dans l'agenda vous pouvez créer et partager des listes de contacts.
  Par exemple la liste des élus de l'EPCI et des mairies peut être partagée à l'ensemble des agents et élus du territoire.
  Ainsi, chacun est sûr de disposer des mêmes informations que les autres.

• Partage de documents avec des agents et élus du territoire
  Grâce à la création de groupe de travail, l'EPCI met à disposition des agents et élus les documents dont ils ont besoin dans des répertoires spécifiques.
  
  En fonction des besoins, l'administrateur de l'Extranet EPCI peut donner différents droits aux agents et élus du territoire :
  
  • lire les documents de l'extranet
  • ajouter des documents dans certains répertoires
  • supprimer des documents

  L'Extranet EPCI devient un espace de travail collaboratif.

• Communication vers les personnes de votre groupe de travail MairieBureau.com
  L'onglet "note" de l'agenda MairieBureau.com vous permet d'envoyer des post-it virtuels vers les personnes de votre groupe de travail.
  Fonctionnant comme une mini messagerie, la personne à qui vous avez envoyé une note peut confirmer la lecture de votre note.

• Communication vers les personnes de vos groupes de contacts
  Le Com Center vous permet d'envoyer des messages aux personnes de vos groupes de contact de votre agenda MairieBureau.com.
  Vous pouvez choisir le mode de diffusion de votre messages (mail, SMS, Fax, ou message vocaux).
  Publipostage et préprogrammation de l'envoi sont intégrés à l'outil.

• Communication vers les agents et élus des mairies du territoires
  Avec l'acquisition de la Licence MairieBureau.com, l'EPCI peut diffuser des campagnes d'information vers les agents et élus des mairies de son territoire via le Relais d'Information Territorial (R.I.T).
  Le R.I.T permet :
  
  • d'envoyer un message en choisissant le mode de diffusion (mail, SMS, Fax, messages vocaux)
  • de cibler les destinataires par mairie, par statut et par catégorie professionnelle
  • de suivre en temps réel si les personnes ont bien lu le message.

• Positionnement d'une application web au coeur du bureau virtuel
  Un EPCI ayant acquis la Licence MairieBureau.com peut intégrer au coeur du bureau virtuel son logo en lien avec une application web développée par ses services :
  • le site Internet de l'EPCI
  • son Système d'Information Géographique
  • son extranet si il en possède déjà un.

• Recherche de sites Internet à thématiques territoriales
  Deux interfaces vous permettent de retrouver le meilleur des sites web dédiés aux agents et élus territoriaux :
  
  
  
  • Les Bibliothèques de liens
    Dans chacun des 12 bureaux (Communication, EPCI, Etat Civil...) vous disposez de liens Internet classés par thématiques.
    Plus de 7 000 sites sont ainsi référencés.
    
    
  • Le moteur de recherche territorial
    Disponible sur chacun des bureaux et sur la page d'acceuil de MairieBureau.com, ce moteur de recherche vous permet d'effectuer une recherche parmi tous les sites de MairieBureau.com.
    Ce moteur prend en compte non seulement les pages référencées sur MairieBureau.com mais également tous les liens à l'intérieur de ces pages.
    Le moteur de recherche territorial vous permet d'affiner votre recherche par thématique.

• Veille d'information par thématique
  Le journal News de MairieBureau.com est un lecteur de flux RSS.
  Il vous permet de visualiser les dernières mises à jour d'un site d'information selon une thématique choisie.
  Par exemple vous pouvez visualiser les dernières mises à jour du site du Premier Ministre qui concernent l'environnement.

• Réception de l'information de votre EPCI
  Si votre EPCI a acquis la Licence MairieBureau.com, ce dernier peut vous envoyer de l'information via le Relais d'Information Territorial.
  Cet outil vous permet d'archiver les messages émis par l'EPCI et d'effectuer des recherches par mots clés sur l'ensemble des messages envoyés.

• Accès aux documents de l'EPCI
  Si votre EPCI a acquis la Licence MairieBureau.com, vous disposez sur votre bureau virtuel d'un tiroir portant le nom de votre EPCI.
  A l'intérieur vous retrouvez les documents que votre EPCI a souhaité mettre à votre disposition : comptes rendus de conseils communautaire, délibérations...

• Synchronisation avec Outlook
  MBSync pour Outlook vous permet de synchroniser tous les agendas Outlook
  (les votres et ceux de vos collaborateurs) avec MairieBureau.com et ainsi de les partager entre vous.

Option

• Synchronisation avec PDA
  MBSync pour Pocket PC 2003 est un logiciel qui vous permet de synchroniser l'agenda Pocket Outlook de votre Pocket PC, avec l'agenda de votre compte MairieBureau.com.

Option